Supply Chain Management - Optimizarea depozitelor VI

Așa cum am văzut în articolele precedente (pe care daca nu le-ai citit le poți găsi aici partea I, partea II, partea III, partea IV și partea V) vom urmări pas cu pas modul în care o firma va implementa un sistem de gestiune bine pus la punct.

Până acum am discutat cum trebuie amenajat spațiul de stocare astfel încât fiecare locație să fie unică, cum se creează numele locațiilor, cum se etichetează acestea și cum se creează nume pentru fiecare reper (SKU) pe care dorim să-l depozităm . Acum am ajuns în punctul în care toate elementele pe care le-am discutat trebuiesc conectate prin folosirea uni sistem de gestiune computerizat.

În acest articol vom vedea cum se creează coduri și cum ar trebui aleasă unitatea de măsură pentru fiecare reper pe care dorim să-l depozităm.

Codificarea reperelor

Fiecare reper trebuie sa aibă pe lângă o denumire unică și un cod unic de identificare. Acest cod unic este extrem de importat pentru că permite identificarea ușoara, rapidă și fără echivoc a oricărui reper în cadrul unui sistem de gestiune computerizat.

Dacă s-ar folosi denumirea, care poate avea câteva sute de caractere, atunci posibilitatea de a greși o literă sau cifră este foarte mare iar rezultatul unei căutări să fie eronat. De aceea marea majoritate a firmelor folosesc coduri de materiale care au o lungime intre 6 si 8 caractere, care pot fi doar cifre sau pot fi combinații de cifre si litere.

Sfaturi pentru crearea de coduri:

• Codul trebuie sa fie scurt, dar nu foarte scurt astfel încât să se poată confunda cu alte numere, de exemplu cantitatea.

• Lungimea codului ar trebui sa fie intre 6 și 9 caractere

• Să fie o combinație de litere si cifre. Deși codul poate fi format doar din cifre, se recomandă, pentru a evita posibilele confuzii, ca acesta sa aibă în componență și cel puțin o literă.

• Nu se folosesc caractere speciale cum ar fi *, . </> etc. pentru a evita posibile erori care pot sa apară atunci când se folosește un sistem computerizat de gestiune

• Este indicat să nu se folosească litere care se pot confunda cu cifre, cele mai comune fiind O și I

• Codurile nu ar trebui să înceapă niciodată cu cifra 0 (zero)

• Codurile trebuie sa fie unice. În general programele de gestiune a stocurilor au un generator de coduri inclus, dar in cazul in care gestiunea se face manual (sau Excel) trebuie sa ne asiguram ca nu număr de cod nu apare de două ori

Unitatea de măsură

În cadrul unui depozit modul în care se atribuie o unitate de măsura unui reper are o foarte mare importanță pentru că o alegere incorectă poate genera confuzii majore. De exemplu dacă paharele despre care am vorbit în articolele anterioare sunt împachetate în pungi de câte 10 bucăți și apoi acestea sunt puse în cutii de câte 1000 de pahare. Recepția de la furnizor se face în cutii dar consumul firmei este în pahare (bucăți).

Ce unitate de măsura ar trebui folosită?

Când unitatea de măsură este definită corect importanța acesteia trece neobservată, însă atunci când aceasta lipsește, este neclară sau creează confuzii, poate genera cheltuieli foarte mari. Revenind la exemplul anterior , dacă barul folosește ca unitate de măsură „bucata” iar furnizorul „cutia” atunci când se comandă 1000 de pahare se poate întâmpla să sosească 1000 de cutii, care înseamnă 10 mii de pahare.

Deși probleme ca aceasta nu apar foarte des (dar apar) sunt multe alte situații în care o unitate de măsură aleasa incorect poate da multe bătăi de cap.

Sfaturi pentru a crea unități de măsură:

• Pentru unitățile de măsură se folosesc abrevieri (metru, metri – M, bucată, bucăți – BUC etc.)

• Unitatea de măsură care ar trebui folosită este cea în care se folosește reperul și nu cea în care se achiziționează acesta

• Ar trebui să existe o listă cu unitățile de măsură care se folosesc in sistem și de fiecare dată când apare un reper nou unitatea de măsură să fie aleasă din acel tabel. Astfel se evită problemele legate de introducerea unei unități de măsură în mai multe feluri. De exemplu dacă pentru pahare decidem ca unitatea de măsură este bucata atunci în lipsa tabelului cu unități de măsură cineva ar putea introduce buc, buc. , b, bc, bc., pc, etc. Daca se folosește tabelul și acolo pentru unitatea de măsură bucată va apărea BUC atunci nu vor mai apărea confuzii. Sistemele de gestiune computerizate au un astfel de tabel predefinit și atunci când se introduce unitatea de măsură pentru un reper nou utilizatorul trebuie să aleagă dintre unitățile din tabel.

Inventarierea inițială

Introducerea unui sistem de gestiune computerizată în cadrul firmei este un moment bun pentru a face un inventar al tuturor reperelor pe care sunt in stoc și evident pentru a ne asigura că locațiile sunt definite și etichetate, reperele sunt denumite, codificate și au unitățile de măsura atribuite corect.

Personalul

Un alt element important în drumul către obținerea și menținerea unui sistem de gestiune a stocurilor funcțional este personalul. Chiar dacă acest personal este format din una sau doua persoane este indicat să existe proceduri scrise și să ne asigurăm că acestea sunt aplicate. Aceste proceduri trebuie să stabilească clar care sunt rolurile si responsabilitățile fiecărei persoane implicate.

Concluzie

Această serie de articole este doar un scurt ghid care descrie elementele de bază care de care trebuie să se țină seama atunci când se dorește reducerea cheltuielilor generate de gestiunea stocurilor.

Fără această bază reprezentată de definirea și etichetarea locațiilor, de atribuirea corectă a numelor, codurilor și unităților de măsura pentru repere, de crearea și implementarea de proceduri si de pregătirea personalului, orice sistem de gestiune a stocurilor indiferent de cat de complex ar fi, va eșua.

Odată ce pașii de mai sus au fost făcuți depozitul este pregătit să primească materialele de care firma are nevoie.

Însă acum apar alte întrebări la care trebuie să găsit răspuns:

• Cu ce cantitate trebuie sa mă aprovizionez?

• Cat de des trebuie sa trimit comenzi către furnizori?

• Cât mă costă să stochez un material?

• Am nevoie de stocuri de siguranța? Cât de mari să fie acestea?

În articolele viitoare vom vedea cum putem răspunde la aceste întrebări.

Daca ți-a plăcut articolul și vrei să afli mai multe despre supply chain management și cum poți să reduci cheltuielile firmei tale te rog să-mi lași un comentariu.